LouisLouis
Δεκέμβριος 15, 2016 22:16

Πολλαπλά αντίγραφα ασφαλείας και οργάνωση των δεδομένων σας

portable external hard drive

Ο ηλεκτρονικός υπολογιστής είναι ένα εργαλείο που μπορεί να μας βοηθήσει να οργανώσουμε τη ζωή μας και είναι πλέον απαραίτητος για την επιβίωσή μας σε πολλά επαγγέλματα και σε καθημερινές μας δραστηριότητες. Γι’ αυτό και είναι σημαντικό να μάθουμε να εκμεταλλευόμαστε την οργάνωση που μας προσφέρει, μέσα από την οργάνωση της πληροφορίας.

Στον προσωπικό υπολογιστή σας (είτε είναι σταθερός, είτε λάπτοπ, είτε τάμπλετ κ.λπ.) μπορείτε να αποθηκεύσετε οποιαδήποτε πληροφορία επιθυμείτε σε μορφή αρχείου, και να έχετε αρχεία οργανωμένα σε φακέλους.

Αρχεία για τη δουλειά σας, όπως είναι τα σχεδιαστικά έγγραφα τύπου CAD, έγγραφα Office κ.α.
Αρχεία για τη διασκέδασή σας, όπως είναι τα αγαπημένα σας βίντεο, ταινίες, μουσικά κομμάτια, και βιντεοπαιχνίδια.
Αρχεία για την έρευνά σας πάνω σε οποιοδήποτε αντικείμενο π.χ. επιστημονικά ηλεκτρονικά βιβλία.
Αρχεία σημειώσεων π.χ. για τις καθημερινές σας υποχρεώσεις ή για τη λίστα του σούπερ μάρκετ.
Αρχεία για τα χόμπυ σας όπως συνταγές μαγειρικής και ηλεκτρονικής μορφής μυθιστορήματα.

Όλες σας τις γνώσεις. Όλες σας τις πληροφορίες. Τα πάντα.

Υπάρχουν μερικοί κανόνες για την οργάνωση της πληροφορίας, της γνώσης, στους οποίους πιστεύουμε και θα θέλαμε να μοιραστούμε μαζί σας.

Κρατάμε τον υπολογιστή μας καθαρό και οργανωμένο

Πιστεύουμε ότι ο υπολογιστής μας πρέπει να χρησιμοποιείται κυρίως για τη χρήση των εγκατεστημένων μας προγραμμάτων και για την αποθήκευση αρχείων που χρησιμοποιούμε στο παρόν ή που θα χρησιμοποιήσουμε στο άμεσο μέλλον, και όχι για την αποθήκευση συνολικά των αρχείων μας.

Έτσι δεν υπάρχει ο κίνδυνος να χαθούν τα δεδομένα μας, εάν πάθει κάποια βλάβη ο υπολογιστής μας και τα αποθηκευτικά του μέσα (π.χ. ο σκληρός δίσκος), αλλά ούτε και να μας τα υποκλέψουν.

Εξίσου σημαντικό είναι το ότι πετυχαίνουμε καλύτερη συγκέντρωση στη δουλειά μας και στις διάφορες χρήσεις του υπολογιστή, εάν τα αρχεία μας είναι οργανωμένα και προορίζονται μόνο για τις δραστηριότητές μας – επαγγελματικές ή μη – εκείνη την περίοδο. Μπορούμε να δουλέψουμε καλύτερα με αυτά και να εντοπίσουμε αυτό που θέλουμε, επειδή στο οπτικό μας πεδίο υπάρχουν μόνο αρχεία που αφορούν εκείνη τη συγκεκριμένη φάση της ζωής μας.

Το πιο σημαντικό μέρος του υπολογιστή μας που πρέπει να είναι καθαρό και οργανωμένο είναι η επιφάνεια εργασίας. Ιδανικά πρέπει να είναι άδεια. Στην πράξη, πιστεύουμε ότι το συνετό είναι να έχουμε μόνο μερικά αρχεία ή φακέλους που μας απασχολούν ή που πρόκειται να μας απασχολήσουν. Και όταν τελειώσουμε την ενασχόλησή μας με αυτά, τα μεταφέρουμε και τα αποθηκεύουμε εξωτερικά του υπολογιστή καθαρίζοντας την επιφάνεια εργασίας. Εάν φυσικά τα ξαναχρειαστούμε στο μέλλον, θα τα ανακτήσουμε από το εξωτερικό μέσο αποθήκευσης.

Χρησιμοποιούμε εξωτερικά μέσα αποθήκευσης για την αποθήκευση των δεδομένων μας και διατηρούμε πολλαπλά αντίγραφα ασφαλείας

Πιστεύουμε στην offline αποθήκευση δεδομένων, πολύ απλά γιατί θεωρούμε τα δεδομένα μας ιερά και θέλουμε να προστατεύουμε όσο μπορούμε την ιδιωτικότητά μας.

Έτσι λοιπόν, προτείνουμε την αποθήκευσή τους σε εξωτερικούς δίσκους (HDD ή SSD) με σύνδεση USB ή και σε δικτυακούς τύπου NAS. Για την προστασία τους μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε μία οποιαδήποτε γνωστή και αξιόλογη μέθοδο κρυπτογράφησης, όπως είναι η BitLocker, έτσι ώστε τα δεδομένα των δίσκων να μπορούν να αναγνωστούν μόνο με τη χρήση ενός κωδικού που γνωρίζουμε εμείς.

Η ομορφιά της εξωτερικής αποθήκευσης, έγκειται στο γεγονός ότι μπορείτε να μεταφέρετε τις πληροφορίες και τις γνώσεις που έχετε στον μυαλό σας, σε μικρά αποθηκευτικά μέσα που χωράνε στην τσέπη σας!

Μπορείτε να εναποθέσετε ένα μέρος της μνήμης σας μέσα σε ένα USB στικάκι, και να αντιγράψετε αυτό το μέρος σε πολλά σημεία, σε πολλά USB στικάκια.

Mind Transfer to Digital Storage

Αν χρειάζεστε να θυμηθείτε κάτι μπορείτε ανά πάσα στιγμή να ανοίξετε την συγκεντρωμένη γνώση σας και – αν την έχετε οργανώσει σωστά – να εντοπίσετε εύκολα την πληροφορία που ψάχνετε.

Εάν είστε ο οργανωτικός και αγχώδης τύπος ανθρώπου που θέλει να θυμάται τα πάντα, μπορείτε να χαλαρώσετε και να επικεντρωθείτε μονάχα στα ζητήματα του παρόντος και να μεταφέρετε τον μεγάλο όγκο πληροφοριών που υπάρχουν στο κεφάλι σας, σε κάποια ψηφιακή μνήμη. Όλες σας τις σημειώσεις, όλες σας τις γνώσεις. Ό,τι από αυτά μπορείτε να θυμάστε είναι καλό, αλλά πλέον δεν χρειάζεται να αγχώνεστε για να τα θυμάστε.

Ακόμα και για τα ζητήματα του παρόντος, μπορείτε να έχετε ένα μικρό χαρτάκι με μια λίστα από πράγματα που έχετε να κάνετε. Το χαρτάκι αυτό μαζί με τα προσωρινά αρχεία που έχετε στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας, είναι όλα όσα χρειάζεστε να θυμάστε! Και δεν χρειάζεται να θυμάστε ούτε και αυτά! Αρκεί να θυμάστε ότι υπάρχει ένα χαρτάκι (στο γραφείο σας ίσως), και να ανοίγετε κατά την καθημερινότητά σας τον υπολογιστή.

Todo List Paper Note

Μία τελευταία και λογική ανησυχία που μπορεί να έχετε, είναι η απώλεια της μνήμης σας. Αν χαλάσουν ή αν χαθούν οι δίσκοι σας; Εννοείται ότι τα δεδομένα σας πρέπει να τα έχετε αποθηκευμένα σε πολλούς δίσκους. Να διατηρείτε δηλαδή κλώνους τους. Πόσους; Όσους θέλετε και μπορείτε, αλλά τουλάχιστον έναν κλώνο. Δηλαδή να έχετε αποθηκευμένα τα δεδομένα σας σε τουλάχιστον δύο μέρη. Σε κάποιον βασικό εξωτερικό δίσκο, και σε τουλάχιστον έναν κλώνο του.

Προκύπτει φυσικά το ζήτημα του συγχρονισμού όλων των κλώνων. Υπάρχουν αρκετά προγράμματα για τη δημιουργία αντιγράφων και για το συχρονισμό δίσκων. Αρχικά πρέπει να αποφασίσετε κάθε πότε θα συχρονίζετε τους δίσκους σας. Κάθε ένα μήνα; Κάθε δύο μήνες; Ώστε εάν χαλάσει ο βασικός σας εξωτερικός δίσκος, να χαθούν μόνο τα δεδομένα των τελευταίων μηνών. Μπορείτε να αποφύγετε μια τέτοια απώλεια αν έχετε προνοήσει για κάποιο μέρος στον υπολογιστή σας (φάκελο ή ολόκληρο εσωτερικό δίσκο) όπου θα διατηρείτε τα δεδομένα των τελευταίων μηνών, που έχετε ήδη αντιγράψει στον βασικό σας εξωτερικό δίσκο, και που θα καθαρίζετε μετά από κάθε συγχρονισμό. Έτσι, ακόμα και αν χαλάσει ο βασικός σας εξωτερικός δίσκος και οι κλώνοι του δεν έχουν τα δεδομένα των τελευταίων μηνών, αυτά θα υπάρχουν ακόμα ως backup στον υπολογιστή σας, σε κάποιο μέρος που δεν τραβάει την προσοχή σας.

Τέλος, μπορείτε να αναπτύξετε μια δική σας μεθοδολογία ώστε η κλωνοποίηση να είναι γρηγορότερη και ταυτόχρονα αποτελεσματική, καθώς είναι χρονοβόρα η μεταφορά όλων των δεδομένων από τον ένα δίσκο στον άλλο και καθώς καταπονούνται με αυτόν τον τρόπο οι δίσκοι σας. Η πιο σοφή και γρήγορη διαδικασία είναι να μεταφέρετε μόνο τα δεδομένα των τελευταίων μηνών, είτε χρησιμοποιώντας κάποιο έξυπνο πρόγραμμα, είτε χειροκίνητα (copy-paste φακέλων & αρχείων) χρησιμοποιώντας στην αναζήτηση του Windows Explorer τη λέξη-κλειδί datemodified: για να εντοπίσετε όλα σας τα αρχεία που έχουν τροποποιηθεί πρόσφατα και που χρειάζονται backup.

Οργανώνουμε τα δεδομένα μας σε φακέλους με σοφή ιεράρχηση και ονομασίες

Αφού λοιπόν έχουμε μεριμνήσει ώστε να έχουμε έναν καθαρό υπολογιστή με καθαρή επιφάνεια εργασίας και αφού έχουμε αποθηκευμένα τα δεδομένα μας σε εξωτερικές μονάδες αποθήκευσης με πολλάπλά αντίγραφα ασφαλείας, μένει να μάθουμε να οργανώνουμε καλά τα δεδομένα μας και να τα έχουμε σε μια τάξη ώστε να εντοπίζουμε εύκολα την πληροφορία που θέλουμε όταν τη χρειαστούμε.

Για αυτόν το σκοπό, ο κανόνας είναι ότι πρέπει να έχουμε μια ιεραρχία φακέλων με μερικές βασικές κατηγορίες δεδομένων. Το ποιες θα είναι αυτές εξαρτάται από τις προσωπικές ανάγκες του καθενός, καλό είναι όμως να είναι το πολύ δέκα. Επίσης, καλό είναι οι ονομασίες τους να είναι στα αγγλικά και να είναι σύντομες και όχι περιγραφικές. Ο λόγος είναι ότι ακόμη και σήμερα υπάρχει ένας περιορισμός στα Windows όσον αφορά το μήκος του «μονοπατιού» για ένα αρχείο του δίσκου. Συγκεκριμένα, η διαδρομή για ένα αρχείο, δηλαδή το όνομα του δίσκου μαζί με το όνομα του φακέλου και των υποφακέλων και το όνομα του ίδιου του αρχείου δεν μπορεί να είναι παραπάνω από 260 χαρακτήρες (γράμματα, αριθμούς, σύμβολα).

Εμείς προτείνουμε τις εξής 7 κατηγορίες: ebooks, movies, music, personal, programs, projects, videogames.

Data Organization

Η κάθε κατηγορία καλό είναι να έχει 1-2 υποφακέλους ιδανικά και το πολύ 4-5 υποφακέλους.

  • ebooks: Τα ηλεκτρονικά σας βιβλία. Μπορείτε να έχετε απευθείας φακέλους με τους τίτλους των βιβλίων ή και να τα οργανώσετε σε φακέλους με τις κατηγορίες τους π.χ. «astronomy», «computers», «novels», «comics» κ.α.
  • movies: Οι ταινίες σας. Μπορείτε να έχετε απευθείας φακέλους με τους τίτλους των ταινιών ή και να τις οργανώσετε σε φακέλους με τις κατηγορίες τους π.χ. «sci-fi», «comedy», «westerns» κ.α. Ωστόσο, οι ταινίες καταλαμβάνουν αρκετό χώρο σε έναν δίσκο και καθιστούν την διενέργεια backup χρονοβόρα, οπότε καλό θα ήταν να αποφύγετε την αποθήκευσή τους αφού πλέον υπάρχουν αρκετοί τρόποι για να τις βλέπετε online. Εκτός ίσως αν πρόκειται για αρκετά αγαπημένες σας ταινίες ή αν είναι δύσκολο να τις βρείτε online.
  • music: Η μουσική σας. Και εδώ μπορείτε να κάνετε οργάνωση σε φακέλους κατά είδος μουσικής π.χ. «rock», «jazz», «soundtracks» κ.λπ. Η οργάνωση της μουσικής σας είναι καθαρά θέμα γούστου και προσωπική υπόθεση.
  • personal: Τα προσωπικά σας αρχεία. Εδώ μπορείτε να αποθηκεύσετε το ιστολόγιό σας (αρχείο κειμένου με ηλεκτρονικές διευθύνσεις ιστοσελίδων), τηλέφωνα και διευθύνσεις email, τα στοιχεία και τους κωδικούς των λογαριασμών σας, το βιογραφικό σας, τις φωτογραφίες σας, τα πτυχία σας, υλικό για τα χόμπυ σας κ.α. Μερικές προτεινόμενες ονομασίες φακέλων είναι «CV», «photos», «career», «achievements», «hobbies».
  • programs: Τα προγράμματά σας. Αποθηκεύστε εδώ τη συλλογή σας απευθείας σε φακέλους με τους τίτλους των προγραμμάτων ή και με οργανώσετε σε φακέλους με κατηγορίες προγραμμάτων π.χ. «security», «maintenance», «multimedia», «operating systems» κ.λπ. Καλό είναι – όσο μπορείτε – να μην αποθηκεύετε τα ίδια τα προγράμματα ή τα αρχεία εγκατάστασής τους, για εξοικονόμηση χώρου. Για το καθένα από αυτά να έχετε και ένα TXT αρχείο με σχετικές πληροφορίες για το πρόγραμμα, και κυρίως την ιστοσελίδα απ’ όπου μπορείτε να το κατεβάσετε.
  • projects: Οι δουλειές σας. Οργανώστε τα αρχεία της δουλειάς σας, είτε είναι παλιά project είτε ενεργά, και αποθηκεύστε όλη τη χρήσιμη γνώση που έχετε συγκεντρώσει για το επάγγελμά σας. Οτιδήποτε έχει σχέση με τη δουλειά σας αλλά και την έρευνα πάνω στο αντικείμενό σας, έχει τη θέση του εδώ. Μπορείτε σε έναν υποφάκελο να ταξινομήσετε και τις δουλειές σας ανά πελάτη και να συμπεριλάβετε όλες τις σχετικές πληροφορίες, όπως τα τηλέφωνα των πελατών σας.
  • videogames: Τα αγαπημένα σας βιντεοπαιχνίδια και εξομοιωτές βιντεοπαιχνιδιών. Μπορείτε και εδώ να αποθηκεύσετε προγράμματα τα οποία αφορούν βιντεοπαιχνίδια, όπως τα αρχεία εγκατάστασής τους. Μην ξεχάσετε να αποθηκεύσετε τα mods, saves, walkthroughs και οδηγίες για το κάθε παιχνίδι!

Σε όλες τις παραπάνω κατηγορίες θα υπάρχουν και δευτερεύοντες τύποι αρχείων πέρα από τους βασικούς της κάθε κατηγορίας όπως για παράδειγμα στις ταινίες είναι αναμενόμενο να υπάρχουν και αρχεία με υπότιτλους. Επίσης, σε όλες τις κατηγορίες είναι αναμενόμενο να υπάρχουν κάποιοι κοινοί τύποι αρχείων όπως αρχεία απλού κειμένου (.txt) για σημειώσεις και πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία και το σκοπό του κάθε φακέλου.

Τέλος, προσπαθήστε να χρησιμοποιείτε γνωστούς τύπους αρχείων που υποστηρίζονται από πολλά προγράμματα, έτσι ώστε να μπορείτε να τα διαβάσετε και επεξεργαστείτε στο μέλλον. Για παράδειγμα, αποθηκεύστε τη μουσική σας σε μορφή MP3 και FLAC, τις ταινίες και τα βίντεό σας σε MP4 και MKV με γνωστούς κωδικοποιητές ήχου, τους υπότιτλους σε SRT, τις φωτογραφίες και τις εικόνες σας σε JPEG και PNG, τα βιβλία σας σε PDF και τις σημειώσεις σας σε TXT.

avatar

Αφήστε μια απάντηση

Η ηλ. διεύθυνσή σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *